Vastgoedstrategie: 6 cases
Als landelijke gemeente was Beerse een interessant lokaal bestuur om te bevragen over haar patrimonium. Toen de gemeente begon aan haar vastgoedstrategie, zijn er enkele pijnpunten geïdentificeerd. In 2024, vier jaar na het opstellen van hun strategisch plan, is er al heel wat veranderd.
Ze bepaalden een nieuwe rolverdeling met duidelijke taakverdelingen. De functie van "verbindingsambtenaar" werd in het leven geroepen - een brugfiguur tussen beleid, patrimonium en gebruikers. Ze werken voortaan met kernteams per project om de rapportering te vergemakkelijken. De doorgevoerde wijzigingen scheppen niet alleen duidelijkheid, maar zorgen er ook voor dat er minder reactief gehandeld moet worden in het onderhoud en beheer van hun patrimonium.
3 tips van Beerse
- Lees andere voorbeelden.
- Vergeet details en komma's. Besparen doe je door multigebruik te stimuleren, trajecten op te zetten om renovaties en nieuwbouw aan te gaan, of door alle actoren met elkaar te verbinden om het geheel te kunnen zien. Niet door de chauffage één graad lager te zetten.
- Gebruik onze basisformule: 1 mandataris met tijd, 1 leidinggevende en 1 collegelid met interesse, 1 dienstoverschrijdende opdracht, en 1 platform om vragen te stellen, voorbeelden te vinden en sjablonen te raadplegen.
In 2019 werd de fusie van Meeuwen-Gruitrode en Opglabeek aangegrepen om een strategisch vastgoedplan op te stellen voor de nieuwe fusiegemeente, Oudsbergen.
In december 2022 werd het vastgoedplan goedgekeurd in de gemeenteraad. Alle projecten tussen 2021 en 2025 zijn reeds in uitvoering of al afgerond. Een van deze projecten is de bouw van een gecentraliseerde technische dienst met alle mogelijke voorzieningen. De oude technische dienst in Meeuwen maakt nu plaats voor een ruimter recyclagepark. Die in Opglabeek wordt dan weer gesloopt voor de uitbreidingswerken van het Natuurhulpcentrum.
3 tips van Oudsbergen
- Breng je gebouwen zorgvuldig in kaart en maak een inventaris.
- Haal de kostprijs én de winsten op lange termijn door investeringen aan om het beleid te overtuigen.
- Blijf alle evoluties opvolgen en speel hierop in door het vastgoedplan bij te sturen indien nodig.
Voor SURE2050 had Dendermonde al prioriteit gegeven aan het afstoten van verouderde gebouwen, maar dit bleek toch moeilijk om te zetten in de praktijk.
In 2021 startte de stad met de opmaak van een strategisch vastgoedplan. Het plan werd pas in 2023 goedgekeurd, dus ze boekten vooral resultaten inzake bewustwording. Dendermonde heeft nu immers veel meer zicht op de kostprijs, de staat en de uitdagingen van hun patrimonium. Zo kunnen ze doordachte beslissingen nemen om de klimaatdoelstellingen te realiseren.
3 tips van Dendermonde
- Investeer in je vastgoed. Elk strategisch plan start vanuit en overkoepelend overzicht. Een goede inventaris is cruciaal om prioriteiten te bepalen.
- Digitaliseer en automatiseer het verzamelen van data waar mogelijk. Maak gebruik van de tools van netbeheerders en energieleveranciers om data over energieverbruiken systematisch op te slaan.
- Zorg voor politieke gedragenheid. Betrek het bestuur bij het opmaken van het plan om zo tot een (levend) document te komen dat effectief een impact kan hebben op de beslissingen van de komende legislatuur.
Beernem beschikte voor SURE2050 over meer dan 70 gebouwen die eerder reactief beheerd werden. In 2023 gingen ze van start met de opmaak van een strategisch vastgoedplan.
In juni 2024 was het plan klaar, en op het einde van 2024 werd het voorgelegd aan alle politieke partijen om iedereen te informeren over de toekomstige uitdagingen. Door te zorgen voor meer bewustzijn, scheppen ze draagvlak bij de nieuwe bestuursploeg om concrete stappen vast te leggen voor de nieuwe legislatuur.
3 tips van Beernem
- Begin en volhard. Begin met het proces, zelfs als het in kleine stapjes is. Het kan ontmoedigend zijn om alle gegevens te moeten centraliseren, maar deze inspanning levert meteen waardevolle info die de werking vereenvoudigt.
- Focus op de essentie. Vermijd overweldiging door details: bepaal welke info essentieel is. Werk bovendien gefaseerd en gestructureerd. Zo behoud je inzicht doorheen heel het proces.
- Bepaal duidelijke doelstellingen. Bepaal voordien wat je wil bereiken met de verkregen informatie. Optimaliseer de werkgroepen daarbij. Kies de grootte van de werkgroepen en het aantal betrokkenen op basis van het beoogde resultaat en de beschikbare tijd.
Hasselt engageerde zich in 2019 voor het programma SURE2050 en heeft sinds 2021 een fulltime coördinator vastgoedstrategie in dienst. Zo wordt de ontwikkeling van het strategisch vastgoedplan steeds bijgesteld op basis van interne en externe kennis.
In 2023 werd hun plan goedgekeurd door het CBS. Met dit vastgoedlpan beschikt de stad over een helder routeplan met objectief zicht op toekomstige uitdagingen, zowel budgetair als operationeel. Zo kunnen ze hun gebouwen planmatig optimaliseren.
3 tips van Hasselt
- Creëer en onderhoud een (organisatie)breed draagvlak op de verschillende beslissingsniveaus.
- Start high-level en verfijn vervolgens stapsgewijs naar een meer gedetailleerd schaalniveau.
- Wees waakzaam voor lock-ins door ad hoc beleid, waardoor de lange termijnvisie ondermijnd wordt.
Hoogstraten is eigenaar van ongeveer 100 gebouwen met uiteenlopende functies. Voor het opstellen van een vastgoedstrategie, werden de beslissingen omtrent vastgoed vooral ad hoc genomen. In 2022 startte ze met de opmaak van een plan, dat in maart 2024 werd goedgekeurd in de gemeenteraad.
Het strategisch vastgoedplan vormt nu al de basis voor het strategisch en tactisch niveau van hun gebouwbeheer. De opvolging gebeurt door de coördinator stadspatrimonium en de adviesgroep patrimonium. Zo zorgen ze dat het plan een dynamisch instrument blijft, dat ingezet kan worden in de nieuwe legislatuur.
3 tips van Hoogstraten
- Betrek de financieel directeur bij het financiële luik van de strategie.
- Zorg voor gedragenheid door principes uit het plan samen af te kloppen. Dit is de basis om keuzes te kunnen maken.
- Betrek collega's en beleidsmakers zo breed mogelijk. Dit biedt meer inzicht en kennis.