Nieuwe klant energielevering: wat komt erbij kijken? - Interview

Wanneer nieuwe klanten energielevering toetreden, is onze Business Support dienst druk in de weer om alle klantenstructuren en facturatiegegevens juist te zetten in het klantenbeheersysteem. Nu even een inspanning van beide kanten, spaart later veel tijd en kosten uit. Waarom is deze intake-periode zo belangrijk en wat komt er allemaal bij kijken? Mo van Business Support dienst legt het uit.

Mo: “Van zodra een publieke dienst of lokaal bestuur beslist om zijn energie via het VEB aan te kopen, plannen we een meeting met hen in. We leggen dan de mogelijkheden uit qua structuur en facturatie. We proberen het altijd zo eenvoudig mogelijk te houden voor de klant. Zo hebben ze minder werk met de factuurverwerking. Ook is er zo minder kans op fouten. Uiteraard, als de klant daar echt op staat, kunnen we een ingewikkeldere structuur opzetten. Dat creëert meer werk voor ons, en voor hen mogelijk ook, maar zo kunnen ze wel alles inboeken volgens hun gewoontes.”

“We bieden de mogelijkheid aan van een groepsfactuur. Dat wil zeggen dat ze één factuur krijgen voor bijvoorbeeld 100 aansluitingen. Maar in de factuurbijlages van zo’n groepsfactuur is het altijd exclusief btw, terwijl het op de groepsfactuur inclusief btw is. Sommige entiteiten willen toch per aansluiting een factuur krijgen inclusief btw. Dan is een groepsfactuur niet de beste optie voor die entiteit. Zo’n zaken moet je op voorhand afwegen.”

“De klant krijgt enkele weken de tijd om hun aansluitingen na te kijken. Wat daar ook bij komt kijken is de beslissing wie ze op willen nemen onder hun contract. Je hebt bijvoorbeeld lokale besturen met kerkfabrieken, voetbalclubs, culturele verenigingen enzovoort. Die keuze ligt dus volledig bij de klant.”

“Als de klantenstructuur niet direct juist staat, heeft dat als gevolg dat er facturen verkeerd geboekt zullen staan in hun boekhoudsysteem. De meeste besturen werken met verschillende budgetsleutels. Als de factuur onder de verkeerde sleutel toekomt, krijgen we vervolgens de vraag die te crediteren en onder de juiste klantentak aan te maken. Dat zorgt dus voor tijdverlies bij zowel ons als bij de klant.”

“De lijst van afnamepunten goed nakijken is belangrijk om ‘mystery switches’ te vermijden. Stel dat een gemeente een aansluitingspunt doorgeeft en na een paar maand merkt dat de aansluiting niet bij zijn gemeente hoort, dan hebben we onterecht dat aansluitingspunt beleverd. Zowel wij als de eigenlijke leverancier mogen dan niet factureren aan de echte eigenaar. De klant is zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de aangeleverde aansluitingspunten, en dus ook voor deze kost. Klanten die zelf geen goed of een verouderd overzicht hebben van hun aansluitingspunten, raden we aan om bij de netbeheerder een overzicht te vragen van hun actief patrimonium. Dat is niet alleen voor de intake nuttig natuurlijk, zo heeft de klant ook terug een actueel zicht op zijn patrimonium.”

“We wijzen de klant er ook op dat ze contact moeten opnemen met zowel Fluvius als met hun huidige leverancier. Ze moeten het contract met de huidige leverancier opzeggen via een aangetekend schrijven. Ze brengen ons na opzeg best ook op de hoogte, zodat we het juiste marktproces kunnen uitsturen om de overname rond te krijgen.”

“We vragen bij de netbeheerder via een machtiging van de klant ook de historische verbruiken op. In het klantenportaal kan de klant die dan ook bekijken tot drie jaar terug.”

“Als een nieuwe klant vanaf 1 januari wil genieten van onze energielevering, is het cruciaal dat we tegen eind november de correcte aansluitingslijst hebben.”