Wat gebeurt er achter de schermen na je aanvraag?

Tussen aanvraag en uitvoering van je maatregel zitten heel wat stappen. De aanbesteding moet immers correct gebeuren en we willen de kwaliteit borgen. Achter de schermen zijn projectleiders, project operations support medewerkers en klantverantwoordelijken dus druk met jouw aanvraag in de weer. Hoe verloopt het proces precies?

Eens je je aanvraag hebt ingediend op het Portaal Energie-Efficiëntie, neemt de expert-projectleider zo snel mogelijk telefonisch contact met je op om je noden in kaart te brengen en de grootteorde van het project te bepalen. Is het een complexere vraag of gaat het over een geschatte investering van meer dan 250 000 euro, dan dient er eerst een studie te gebeuren.

Kan je project direct naar aanneming, dan krijg je via het portaal de correcte algemene voorwaarden toegestuurd. Deze dien je te ondertekenen en herop te laden. Vervolgens kunnen we jouw aanvraag doorzetten naar één van onze aannemers uit het raamcontract.

Volgens de bepalingen in dat raamcontract heeft de aannemer twee weken om een plaatsbezoek in te plannen en vervolgens twee weken om een offerte op te maken. De projectleiders voeren kwaliteitscontroles uit op de offertes, of deze marktconform en technisch in orde zijn.

Onze aannemers worden grondig doorgelicht vooraf: we controleren hen (en eventuele onderaannemers) op sociale en fiscale fraude. We zorgen er ook voor dat de keten voor onderaanneming zo kort mogelijk is, zodat het overzicht en de controle bewaard blijven. Onze aannemers moeten zich ook houden aan onze veiligheidsvoorschriften. Zo beperken we de risico's tot een minimum.

Eens je de offerte hebt ontvangen, is dit uiteraard een belangrijk go/no-go moment. Als je de offerte aanvaardt, laad je de getekende offerte op via het portaal. De werken kunnen starten!

Bij al deze stappen zijn onze medewerkers in de weer om de timings te bewaken, extra informatie te verschaffen en het proces te stroomlijnen.

Is er toch een voorafgaande studie nodig, dan duurt het uiteraard langer eer je project uitgevoerd kan worden. De studie zelf neemt minstens twee maanden in beslag. Vervolgens wordt het bestek voor de mini-competitie voorbereid door de projectleider, in overleg met de klant. Aannemers krijgen vervolgens een maand om in te tekenen op het project. Alle offertes moeten grondig gecontroleerd en nagerekend worden, vooraleer er gegund kan worden. Na de gunning maken we een sluitingsbrief op, die je dient te ondertekenen.

In 2021-2022 komen er nog extra checks en administratie kijken bij dit hele proces, door het Relance-verhaal. Wanneer we gecontroleerd hebben of je tot de doelgroep van Relance behoort, en de algemene voorwaarden getekend zijn, sturen we je een identificatieformulier. Onze medewerkers kijken vervolgens na of alle velden correct zijn ingevuld en nemen contact op indien nodig. Na de offerte maken we een steunbrief op. De offerte heeft een geldigheid van vijf weken. Ook daar springen de medewerkers bij om de timing te bewaken. We zien er op toe dat de aannemer de eerste factuur oplaadt om de uitbetaling te kunnen voorzien. Ten slotte moeten ook de bankbevestigingen opgevraagd worden.

Door de deadline van Relancesteun, kregen onze medewerkers in het eerste kwartaal evenveel aanvragen binnen als in de twee afgelopen jaren samen. Hierdoor is het mogelijk dat de verwerking wat vertraging opliep. We danken jou voor je begrip.

Heb je nog vragen over het verloop van een projectaanvraag? Jouw klantverantwoordelijke staat je graag te woord.